Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 13 juin 2026

La présente politique de confidentialité a pour objectif d'expliquer de manière claire comment Gedify collecte, utilise, protège, conserve et, le cas échéant, partage les données personnelles traitées dans le cadre de ses services de gestion électronique de documents, d'OCR, de classement intelligent, d'analyse documentaire, de rappels, d'actions, de messagerie connectée et d'assistance par intelligence artificielle.

Gedify est une solution conçue pour aider les particuliers, autoentrepreneurs, indépendants, associations, PME et sociétés à centraliser, organiser, rechercher, analyser et sécuriser leurs documents personnels ou professionnels. Gedify est propulsé par AD SOLUTION PRO.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées et traitées dans le cadre du service Gedify est :

AD SOLUTION PRO
Adresse : 7 rue du Général Leclerc, 54640 Tucquegnieux, France
SIRET : 512 409 061 00029
TVA intracommunautaire : FR04512409061
RCS : Briey 512 409 061
Code NAF : 7022Z — Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Directeur de publication : Monsieur Adrien Zerbib
Email : hello.adsolutionpro@gmail.com
Téléphone : +33 7 49 63 89 00

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : hello.adsolutionpro@gmail.com.

2. Champ d'application

La présente politique s'applique :

• au site de présentation de Gedify ;
• à l'application web Gedify ;
• aux espaces utilisateurs ;
• aux fonctions d'importation, de classement, d'OCR et d'analyse de documents ;
• aux fonctions d'intelligence artificielle lorsqu'elles sont activées ;
• aux fonctions de messagerie, de calendrier, de rappels et d'actions ;
• aux services d'assistance, de maintenance, de sauvegarde et d'hébergement associés ;
• aux offres particulières, autoentrepreneurs, indépendants, associations, PME et sociétés.

Dans le cas d'une installation privée ou dédiée chez une entreprise cliente, sur son propre serveur ou dans son propre environnement, les rôles RGPD peuvent être adaptés contractuellement. L'entreprise cliente peut alors agir comme responsable de traitement, et AD SOLUTION PRO comme sous-traitant technique, prestataire d'installation, de maintenance, de support, d'infogérance ou d'accompagnement.

3. Principes de protection des données

Gedify applique les principes suivants :

• collecte limitée aux données nécessaires au fonctionnement du service ;
• transparence sur les traitements réalisés ;
• protection des documents personnels et professionnels ;
• absence de revente des données ;
• accès humain limité aux seules nécessités techniques, de support, de sécurité ou légales ;
• sécurisation des accès, des comptes, des documents et des sauvegardes ;
• possibilité pour l'utilisateur d'exercer ses droits ;
• conservation limitée dans le temps ;
• suppression ou export des données sur demande ou à la fin du service, selon les conditions applicables.

4. Données personnelles traitées

Gedify peut traiter plusieurs catégories de données, selon les fonctionnalités utilisées.

4.1 Données de compte

Gedify peut collecter : nom et prénom ; adresse email ; numéro de téléphone, si fourni ; identifiants de connexion ; mot de passe sous forme sécurisée et non lisible ; rôle utilisateur ; organisation, société ou espace rattaché ; préférences de compte ; historique de connexion ; paramètres de sécurité.

Ces données sont nécessaires à la création du compte, à l'identification de l'utilisateur, à la sécurité et à la gestion de l'accès au service.

4.2 Documents importés dans Gedify

Gedify permet d'importer, stocker, consulter, classer et analyser des documents. Ces documents peuvent contenir des données personnelles, par exemple : factures ; contrats ; bulletins de salaire ; avis d'imposition ; documents bancaires ; documents administratifs ; courriers ; pièces d'identité ; justificatifs de domicile ; documents de santé ; documents familiaux ; documents professionnels ; documents liés à une entreprise, une association ou une activité indépendante.

L'utilisateur reste responsable du contenu des documents qu'il importe dans Gedify. Gedify n'a pas vocation à collecter volontairement des données sensibles, mais certains documents importés librement par l'utilisateur peuvent contenir des informations sensibles ou confidentielles.

4.3 Données extraites par OCR

Lorsque l'OCR est activé, Gedify peut extraire automatiquement du texte depuis les documents importés afin de permettre : la recherche dans les documents ; le classement automatique ; la reconnaissance de dates, montants, noms, adresses ou références ; la détection d'échéances ; la génération de rappels ; la préparation d'actions ; l'analyse documentaire.

Les données OCR sont directement liées aux documents importés par l'utilisateur.

4.4 Données générées par l'analyse intelligente

Lorsque les fonctions d'analyse intelligente sont activées, Gedify peut générer ou proposer : catégories de documents ; types de documents ; tags ; correspondants ; dossiers ou projets ; dates importantes ; échéances ; montants ; statuts de paiement ; actions recommandées ; résumés ; alertes ; rappels ; suggestions de classement.

Ces informations sont produites pour aider l'utilisateur à mieux organiser ses documents. L'utilisateur reste libre de valider, corriger ou supprimer les suggestions proposées.

4.5 Données financières et budgétaires

Gedify peut permettre le suivi de certaines informations financières issues des documents ou saisies par l'utilisateur, notamment : revenus ; dépenses ; factures ; échéances ; paiements ; retards ; montants dus ; catégories budgétaires ; prévisionnels ; rapprochements entre documents et lignes budgétaires.

Ces données sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités de suivi documentaire, administratif et budgétaire de Gedify.

4.6 Données de messagerie connectée

Si l'utilisateur connecte une messagerie, par exemple Gmail, Gedify peut traiter certaines données nécessaires au fonctionnement du service : adresse email connectée ; liste de messages selon les permissions accordées ; expéditeurs et destinataires ; objets des emails ; dates d'envoi et de réception ; contenus des emails lorsque l'utilisateur les consulte ou les importe ; pièces jointes ; brouillons ou messages envoyés si la fonctionnalité est activée ; libellés, dossiers ou statuts utiles au classement.

Gedify utilise ces données uniquement pour fournir les fonctions demandées par l'utilisateur : consultation, recherche, classement, import de pièces jointes dans la GED, création de brouillons, association d'un email à un document, ou détection de rappels et d'actions.

Gedify ne revend pas les données issues de Google, ne les utilise pas à des fins publicitaires, ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, et limite leur accès aux seules finalités nécessaires au service. L'utilisation des informations reçues depuis les API Google respecte la politique Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.

4.7 Données de calendrier et rendez-vous

Si l'utilisateur active une connexion calendrier, Gedify peut traiter : événements ; dates et heures ; titres ; descriptions ; lieux ; participants ; rappels ; liens entre documents et rendez-vous.

Ces données sont utilisées uniquement pour afficher, créer, mettre à jour ou associer des rendez-vous aux documents ou actions de l'utilisateur, selon les permissions accordées.

4.8 Données de support et de maintenance

Lorsque l'utilisateur contacte le support, Gedify peut traiter : identité ; coordonnées ; contenu de la demande ; captures d'écran fournies volontairement ; informations techniques nécessaires au diagnostic ; historique des échanges ; logs techniques en cas d'incident.

AD SOLUTION PRO ne demande jamais à l'utilisateur de transmettre un mot de passe en clair.

4.9 Données techniques et journaux de sécurité

Gedify peut collecter automatiquement certaines données techniques : adresse IP ; type de navigateur ; système d'exploitation ; dates et heures de connexion ; logs d'erreur ; événements de sécurité ; traces d'importation ; actions effectuées dans l'application ; informations nécessaires à la prévention des abus et des accès non autorisés.

Ces données sont utilisées pour assurer la sécurité, la maintenance, le diagnostic, la prévention des fraudes et le bon fonctionnement de Gedify.

4.10 Données de paiement et de facturation

Si Gedify propose des abonnements ou prestations payantes, certaines données peuvent être traitées pour la facturation : identité du client ; adresse de facturation ; email ; numéro de TVA, le cas échéant ; offre souscrite ; historique de facturation ; statut de paiement ; données nécessaires à la comptabilité.

Les données bancaires complètes ne sont pas conservées directement par Gedify lorsqu'un prestataire de paiement externe est utilisé.

5. Finalités des traitements

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• création et gestion du compte utilisateur ;
• authentification et sécurisation de l'accès ;
• fourniture du service Gedify ;
• import, stockage, classement et consultation de documents ;
• OCR et indexation des documents ;
• recherche dans les documents ;
• analyse documentaire et extraction d'informations ;
• génération de suggestions de classement ;
• suivi des échéances, rappels et actions ;
• connexion éventuelle à une messagerie ou à un calendrier ;
• import de pièces jointes depuis les emails ;
• gestion des abonnements, paiements et factures ;
• assistance utilisateur ;
• maintenance technique ;
• sauvegarde et restauration ;
• prévention des fraudes et incidents de sécurité ;
• respect des obligations légales, comptables et fiscales ;
• amélioration du service, sous réserve de ne pas exploiter le contenu confidentiel des documents à des fins étrangères au service.

6. Bases légales des traitements

6.1 L'exécution du contrat

Cette base concerne les traitements nécessaires à la fourniture de Gedify : création du compte, stockage des documents, OCR, recherche, classement, rappels, actions, facturation et support.

6.2 Le consentement

Le consentement peut être utilisé pour : connecter un compte Google ou une messagerie ; connecter un calendrier ; activer certaines fonctions d'intelligence artificielle optionnelles ; recevoir des communications marketing ; déposer des cookies non essentiels. L'utilisateur peut retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur cette base.

6.3 L'intérêt légitime

AD SOLUTION PRO peut s'appuyer sur son intérêt légitime pour : sécuriser la plateforme ; prévenir les abus ; maintenir le service ; diagnostiquer les erreurs ; améliorer l'expérience utilisateur ; conserver des preuves en cas de litige.

6.4 Les obligations légales

Certaines données peuvent être conservées pour respecter les obligations comptables, fiscales, légales ou réglementaires applicables.

7. Protection spécifique des documents personnels

Gedify est conçu pour traiter des documents pouvant être confidentiels. AD SOLUTION PRO s'engage à appliquer une protection renforcée aux documents importés par les utilisateurs.

7.1 Propriété des documents

Les documents importés restent la propriété de l'utilisateur ou de l'organisation cliente. Gedify ne revendique aucun droit de propriété sur les documents, fichiers, contenus, textes OCR, pièces jointes ou données associées.

7.2 Absence de revente

Gedify ne vend pas les documents, les données OCR, les données financières, les emails, les pièces jointes ou les informations personnelles des utilisateurs.

7.3 Accès humain limité

Les documents ne sont pas consultés manuellement par AD SOLUTION PRO sauf dans les cas suivants : demande explicite de support par l'utilisateur ; nécessité technique de diagnostic ; incident de sécurité ; obligation légale ; sauvegarde, restauration ou maintenance strictement nécessaire. Lorsque cela est possible, les opérations de support sont réalisées sans accès direct au contenu des documents.

7.4 Confidentialité

AD SOLUTION PRO s'engage à préserver la confidentialité des documents et informations traités dans Gedify.

8. Chiffrement, sécurité et protection technique

Gedify met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération, la divulgation ou la destruction. Ces mesures peuvent inclure notamment :

• chiffrement des communications par HTTPS/TLS ;
• chiffrement des données au repos lorsque l'infrastructure utilisée le permet ;
• séparation logique des espaces utilisateurs ou organisations ;
• contrôle des accès ;
• authentification par compte utilisateur ;
• mots de passe stockés sous forme sécurisée ;
• journalisation des accès et actions sensibles ;
• sauvegardes régulières ;
• restriction des accès administrateurs ;
• principe du moindre privilège ;
• mises à jour de sécurité ;
• surveillance des incidents ;
• protection contre les accès non autorisés ;
• procédures de restauration en cas d'incident.

Le terme « chiffrement » désigne les mécanismes techniques utilisés pour protéger les données. Gedify ne doit pas être présenté comme une solution de « chiffrement de bout en bout » sauf si cette fonctionnalité est spécifiquement déployée et vérifiée techniquement.

Pour les offres PME ou sociétés, Gedify peut être installé dans un environnement privé appartenant au client, sur son propre serveur ou dans une infrastructure dédiée, avec accompagnement technique, maintenance, mises à jour, infogérance à distance et support dédié selon les conditions contractuelles.

9. Intelligence artificielle et analyse documentaire

Gedify peut proposer des fonctions d'intelligence artificielle destinées à aider l'utilisateur à classer, résumer, organiser ou analyser ses documents. Ces fonctions peuvent notamment permettre : la détection du type de document ; l'identification d'un correspondant ; l'extraction de montants ; la détection de dates ou échéances ; la proposition de tags ; la proposition d'un dossier ; la création de rappels ; la synthèse d'un document ; l'aide à la recherche documentaire.

9.1 Fonction optionnelle

Lorsque l'analyse IA est optionnelle, l'utilisateur peut choisir de l'activer ou de ne pas l'utiliser.

9.2 Données transmises à l'IA

Lorsque l'IA est utilisée, Gedify peut transmettre au prestataire technique d'intelligence artificielle les extraits strictement nécessaires à l'analyse demandée, par exemple le texte OCR du document, une partie du contenu, des métadonnées ou la demande formulée par l'utilisateur. Gedify cherche à limiter les données transmises à ce qui est nécessaire au résultat demandé.

9.3 Prestataires IA

Selon la configuration technique, Gedify peut utiliser : des modèles d'intelligence artificielle hébergés par des prestataires externes ; des modèles installés sur une infrastructure privée ; des modèles locaux ou auto-hébergés pour certaines offres dédiées. Lorsque l'API OpenAI est utilisée, les données transmises sont traitées selon les conditions applicables au service API. Sauf configuration contraire ou consentement spécifique, les données envoyées via l'API ne sont pas destinées à entraîner les modèles pour le compte de Gedify.

9.4 Limites de l'IA

Les résultats produits par l'IA peuvent contenir des erreurs. L'utilisateur doit vérifier les informations importantes, notamment les montants, dates, échéances, obligations administratives ou décisions ayant un impact juridique, fiscal, financier ou professionnel. Gedify fournit une aide au classement et à l'analyse, mais ne remplace pas un conseil juridique, fiscal, comptable, médical ou administratif professionnel.

10. Messagerie, Gmail et API Google

Lorsque l'utilisateur connecte un compte Google, Gmail ou Google Calendar, Gedify accède uniquement aux données nécessaires aux fonctionnalités autorisées par l'utilisateur. Gedify peut utiliser ces accès pour : afficher certains emails ; rechercher des emails ; importer des pièces jointes ; créer ou préparer des brouillons ; associer un email à un document ; détecter une échéance ou un rendez-vous ; créer ou afficher des événements de calendrier, si l'autorisation est donnée.

• Gedify n'utilise pas les données Google à des fins publicitaires.
• Gedify ne vend pas les données Google.
• Gedify ne transfère pas les données Google à des tiers sauf si cela est nécessaire pour fournir le service demandé, respecter la loi ou assurer la sécurité.
• Gedify n'utilise pas les données Google pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes.
• Gedify respecte les exigences Google API Services User Data Policy, y compris les règles Limited Use.

L'utilisateur peut révoquer l'accès Google à tout moment depuis son compte Google ou depuis les paramètres Gedify lorsque cette fonction est disponible.

11. Hébergement et sous-traitants

Les données peuvent être traitées par AD SOLUTION PRO et par des prestataires techniques agissant comme sous-traitants, uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service. Ces prestataires peuvent inclure : hébergeur de l'application ; prestataire d'infrastructure serveur ; prestataire de sauvegarde ; prestataire d'envoi d'emails ; prestataire de paiement ; prestataire d'authentification ; prestataire d'intelligence artificielle ; prestataire d'analyse technique ; prestataire de support ou maintenance.

AD SOLUTION PRO s'assure, dans la mesure du possible, que ses sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de confidentialité, sécurité et protection des données. Liste indicative à compléter selon la configuration effectivement utilisée :

• Hébergement : [OVH / O2switch / autre hébergeur à préciser] ;
• Paiement : [Stripe / autre prestataire à préciser] ;
• Intelligence artificielle : [OpenAI / modèle local / autre prestataire à préciser] ;
• Messagerie connectée : Google, si l'utilisateur connecte un compte Google ;
• Calendrier connecté : Google Calendar ou autre service connecté, si l'utilisateur active cette fonction ;
• Email transactionnel : [prestataire à préciser] ;
• Sauvegardes : [prestataire ou infrastructure à préciser].

12. Transferts hors Union européenne

Dans la mesure du possible, AD SOLUTION PRO privilégie des infrastructures situées dans l'Union européenne. Toutefois, certains prestataires techniques, notamment les services d'intelligence artificielle, d'email, de paiement ou d'API, peuvent impliquer un transfert de données hors de l'Union européenne. Dans ce cas, AD SOLUTION PRO veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place, telles que :

• clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• garanties contractuelles de protection des données ;
• mesures de sécurité complémentaires ;
• limitation des données transmises ;
• choix de régions d'hébergement européennes lorsque cela est disponible.

13. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

L'utilisateur peut supprimer certains documents directement dans Gedify. Selon la configuration technique, les données supprimées peuvent rester temporairement dans des sauvegardes avant effacement définitif selon le cycle de sauvegarde applicable.

14. Sauvegardes et restauration

Gedify peut réaliser des sauvegardes techniques afin d'assurer la continuité du service, la prévention de la perte de données et la restauration en cas d'incident. Les sauvegardes peuvent contenir des données personnelles et documents importés. Elles sont protégées par des mesures de sécurité adaptées. Lorsqu'un utilisateur supprime des données, celles-ci peuvent demeurer temporairement dans les sauvegardes techniques jusqu'à expiration du cycle normal de conservation des sauvegardes.

15. Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, l'utilisateur dispose notamment des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit d'effacement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur le consentement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès ;
• droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Pour exercer ces droits, l'utilisateur peut contacter AD SOLUTION PRO à l'adresse suivante : hello.adsolutionpro@gmail.com. La demande doit préciser le droit exercé et permettre d'identifier le compte concerné. Une vérification d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable. AD SOLUTION PRO s'efforce de répondre dans les délais prévus par la réglementation applicable.

16. Suppression du compte et export des données

L'utilisateur peut demander la suppression de son compte Gedify ou l'export de ses données. Selon les fonctionnalités disponibles, l'export peut inclure : documents ; métadonnées ; tags ; dossiers ; types de documents ; correspondants ; historiques associés ; données utiles à la portabilité. La suppression du compte entraîne, sous réserve des obligations légales et des sauvegardes techniques temporaires, la suppression ou l'anonymisation des données associées.

17. Confidentialité des mots de passe et sécurité du compte

L'utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. Il lui est recommandé : d'utiliser un mot de passe fort ; de ne jamais partager son mot de passe ; de se déconnecter sur les appareils partagés ; de signaler rapidement toute suspicion d'accès non autorisé ; d'activer les fonctions de sécurité renforcée lorsqu'elles sont disponibles. AD SOLUTION PRO ne demandera jamais à l'utilisateur de communiquer son mot de passe en clair.

18. Violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d'entraîner un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, AD SOLUTION PRO prendra les mesures nécessaires pour : analyser l'incident ; limiter ses effets ; sécuriser les systèmes ; documenter l'incident ; notifier la CNIL lorsque cela est requis ; informer les personnes concernées lorsque le risque est élevé.

19. Cookies et traceurs

Le site ou l'application Gedify peut utiliser des cookies et technologies similaires.

19.1 Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du service. Ils peuvent notamment permettre : la connexion au compte ; la sécurité de la session ; la mémorisation des préférences essentielles ; la prévention des accès non autorisés ; la gestion du consentement. Ces cookies ne nécessitent pas le consentement préalable de l'utilisateur lorsqu'ils sont strictement nécessaires au service demandé.

19.2 Cookies de mesure d'audience

Gedify peut utiliser des cookies de mesure d'audience afin de comprendre l'utilisation du site ou de l'application et d'améliorer le service. Lorsque ces cookies ne sont pas strictement exemptés de consentement, l'accord de l'utilisateur est demandé.

19.3 Cookies marketing

Gedify peut utiliser des cookies marketing uniquement si l'utilisateur y consent expressément. L'utilisateur peut à tout moment accepter, refuser ou modifier ses préférences de cookies depuis le bandeau ou le module de gestion du consentement prévu à cet effet.

Pour le détail des catégories, des durées et la gestion de votre consentement, consultez notre politique de cookies.

20. Prospection et communications

Gedify peut envoyer des emails liés au fonctionnement du service : confirmation de compte ; notifications importantes ; rappels ; factures ; informations de sécurité ; messages de support ; changements importants des conditions ou de la politique de confidentialité. Des communications commerciales ou newsletters peuvent être envoyées uniquement dans les conditions prévues par la réglementation applicable, notamment avec consentement lorsque celui-ci est requis. L'utilisateur peut se désinscrire des communications marketing à tout moment.

21. Mineurs

Gedify n'est pas destiné principalement aux mineurs. Lorsqu'un mineur utilise le service, il doit le faire sous la responsabilité de son représentant légal ou dans un cadre autorisé. AD SOLUTION PRO ne collecte pas volontairement de données concernant des mineurs hors des documents ou informations importés librement par l'utilisateur.

22. Offres professionnelles, PME et sociétés

Pour les clients professionnels, Gedify peut être proposé : en version hébergée ; en instance dédiée ; en installation privée ; sur le serveur ou l'infrastructure du client ; avec maintenance ; avec mises à jour ; avec infogérance à distance ; avec support technique ; avec accompagnement conseil.

Dans ces cas, les conditions de traitement, de sécurité, d'hébergement, de sauvegarde, de support, de confidentialité et de responsabilité peuvent être précisées dans un contrat, un devis, des conditions particulières, un accord de sous-traitance ou une annexe RGPD. Lorsqu'une entreprise cliente utilise Gedify pour traiter les données de ses salariés, clients, fournisseurs ou partenaires, elle peut être responsable de traitement pour ces données. AD SOLUTION PRO intervient alors comme prestataire technique ou sous-traitant, selon le cadre contractuel défini.

23. Modifications de la politique de confidentialité

AD SOLUTION PRO peut modifier la présente politique afin de tenir compte : des évolutions de Gedify ; des évolutions légales ou réglementaires ; des changements de prestataires ; des nouvelles fonctionnalités ; des améliorations de sécurité ; des demandes des autorités compétentes. La date de mise à jour est indiquée en haut du document. En cas de modification importante, les utilisateurs pourront être informés par un moyen approprié.

24. Contact

Pour toute question relative à la présente politique, à la protection des données ou à l'exercice de vos droits :

AD SOLUTION PRO
7 rue du Général Leclerc, 54640 Tucquegnieux, France
Email : hello.adsolutionpro@gmail.com
Téléphone : +33 7 49 63 89 00

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL : Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.